अधिकारी फाइल पर स्पष्ट एवं पूर्ण हस्ताक्षर करें

भोपाल, अप्रैल 2013/ राज्य शासन ने निर्देश दिये हैं कि फाइल और पत्र आदि पर अधिकारी अपने स्पष्ट एवं पूर्ण हस्ताक्षर करें। साथ ही हस्ताक्षर के नीचे साफ और बड़े अक्षरों में अधिकारी का नाम एवं पदनाम लिखा जाना चाहिए। सामान्य प्रशासन विभाग ने इस संबंध में सभी विभाग, विभागाध्यक्ष, संभागायुक्त तथा कलेक्टर को भेजे परिपत्र में आवश्यक निर्देश जारी किये हैं।

राज्य शासन ने इस बात का संज्ञान लिया है कि फाइल और पत्र आदि पर हस्ताक्षर के संबंध में पूर्व में दी गई हिदायत के बाद भी अधिकांश मामलों में संक्षिप्त और पूरे हस्ताक्षर बिल्कुल साफ और पढ़े जाने योग्य नहीं होते। अधिकारियों के हस्ताक्षर के नीचे उनके नाम साफ और बड़े अक्षरों में न तो लिखे जाते हैं और न ही टंकित/मुद्रित किये जाते हैं। ऐसी स्थिति में टिप्पणी पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी का नाम स्पष्ट न होने के कारण उनके द्वारा किये गये कार्य का यथोचित मूल्यांकन नहीं किया जा सकता।

इस स्थिति को ध्यान में रखते हुए पुनः निर्देश जारी किये गये हैं कि नोट-शीट पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारी का नाम और पदनाम हमेशा टाइप किया जाना चाहिये या रबर की मोहर लगानी चाहिये। प्रस्तुत की जाने वाली टीप/टिप्पणी पर पूर्ण हस्ताक्षर होने चाहिये। लौटती नस्ती में संक्षिप्त हस्ताक्षर किये जा सकते हैं। हस्ताक्षर के नीचे साफ और बड़े अक्षरों में नाम एवं पदनाम लिखा जाना चाहिये।

निर्देशों में कहा गया है कि उपरोक्त प्रक्रिया के अनुसार टीप पर हस्ताक्षर करने वाले अधिकारियों के स्पष्ट एवं पूर्ण हस्ताक्षर, नाम, पदनाम, पत्रों/अर्द्धशासकीय पत्रों पर टेलीफोन नम्बर, मोबाइल नम्बर सहित अंकित किये जायें।

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